Austatud sotsiaaltöötaja või hoolekandekeskuse esindaja, siit leiate abistava materjali vabatahtlike kaasamiseks hoolekandesüsteemi.

Vabatahtlike kaasamise ABC hoolekandeasutuste esindajatele ja sotsiaaltöötajatele

Juhendmaterjal on mõeldud projektis „Vabatahtlike kaasamise koostöömudeli rakendamine hoolekandesüsteemis”  osalevatele sotsiaaltöötajatele ja hoolekandeasutustele.  Eesti Külaliikumise Kodukant on välja pakkunud võimaliku vabatahtlike kaasamismudeli, mille keskmes on palgaline koordinaator.  Koordinaator saab Teid toetada vabatahtlike kaasamisel. Ometigi tuleb silmas pidada, et vabatahtlike kaasamine nõuab tööd ja tähelepanu – lihtsalt iseenesest vabatahtlike kaasamine ei toimi.

Järgnevalt tutvustame vabatahtlike juhtimise ringi,  mis aitab Teil mõista oma rolli käesolevas mudelis. Osa juhtimisringis toodud tegevusi viib läbi Teie piirkonna koordinaator, kuid mõne teemaga tuleb Teil kindlasti tegeleda ka endil. Samasugune juhtimismudel töötab vabatahtlike kaasamisel erinevates mahtudes ja valdkondades ning seda kasutatakse vabatahtliku tegevuse läbimõtlemisel ja planeerimisel nii Eestis kui ka Euroopas laiemalt.

Julgustame Teid vabatahtlike kaasamisprotsessi tervikuna läbi mõtlema. Vajadusel saate võtta ühendust koordinaatoriga, et kõigile küsimustele vastused leida.

Lisamaterjalidena soovitame Teil lugeda:

• motivatsioonijuhend sotsiaalpartneritele, mis aitab Teil hinnata, kui palju lisatööd Teil tuleb teha seoses vabatahtlike kaasamisega ja kas see ikka end ka ära tasub?
• Vabatahtliku tegevuse hea tava nii organisatsiooni vaates  kui ka vabatahtliku vaates.
• Vabatahtlike motivatsioonimaterjalid Kodukandi kodulehel.

Vabatahtlike kaasamise planeerimine

• Töö kavandamine lähtuvalt organisatsiooni missioonist. Meie eesmärgiks on arendada süsteemi, mis toetab sotsiaalvaldkonnas vabatahtlike kaasamist nii, et vabatahtlikud oleks hoitud ja sotsiaalteenuste kvaliteet paraneks. Ometigi on oluline, et mõtlete samuti hoolega läbi, kuidas vabatahtlik sobituks toetama Teie asutuse teenuseid.
• Eeldused töö tegijale, nõutavad oskused ehk mida me ootame vabatahtlikelt:  oleme otsustanud, et kõige olulisem eeldus vabatahtlikule on soov tegelda inimetega ning pakkuda tuge oma kogukonnas elavatele inimestele. Sotsiaalvaldkonna alast haridust me ei eelda, vabatahtliku tegevuse alustuseks oleme kavandanud kahepäevased ettevalmistavad koolitused.
• Vabatahtliku tegevuse väärtuse ja kasu hindamine: alustada tuleks sellest, millistesse rollidesse ja tegevustesse me vabatahtlikku ootame. Mudeli kirjelduses oleme välja toonud neli teenust, kuhu vabatahtlike kavandame:

1. seltsilise teenus (nt arutelud, infovahetus, lugemine, käeline tegevus, aju stimuleerivad harjutused, füüsilised harjutused);
2. saatjateenus koduväliste sotsiaalsete tegevustega tegelemiseks ja kultuuritarbimiseks;
3. tugiteenus lihtsamate kodutööde tegemisel, mida abisaaja üksi ei teeks, aga koos toetajaga oleks (kasvõi osaliselt) võimeline tegema (nt poeskäigul kotikandmine või teejuht, kui on nt tegemist mäluhäiretega inimesega);
4. abi vaimset ja emotsionaalset rahuldust pakkuvate tööde tegemisel, nagu näiteks kliendi lugude talletamine ning üksteiselt õppimine.

Oleme avatud ka Teie ettepanekutele muud laadi tegevuste osas. Näiteks on arutelude käigus selgunud, et vabatahtlik võiks aidata hoolekandeasutuse klientidel õppida kasutama arvutit või nutiseadmeid.

Lisaks vabatahtliku võimalikule rollile tuleb läbi mõelda, kui palju vabatahtlikke ning kes nende tööd igapäevaselt juhendab. Ehk siis alustuseks peame läbi mõtlema, kui palju on asutuses abivajajaid, kui palju on meil nende abistamiseks vaja vabatahtlike ning mis see meie asutusele tähendab: kas me suudame sellesse piisavalt panustada, et pikemas perspektiivis toetaks vabatahtlike tegevus asutuse tegevusi ega ei muutuks koormavaks. Kui Teil on selge, kui palju Teil vabatahtlike vaja on, mis teenusteks ja kelle juurde, siis palume see info edastada meie koordinaatoritele, kes koondavad info kokku ning arvestavad sellega vabatahtlike värbamisel ja kaasamisel.

• Vabatahtlike programm organisatsioonis: soovitame hoolekandeasutustes, aga näiteks kohaliku omavalitsuse sotsiaalvaldkonnas tervikuna läbi mõelda vabatahtlike kaasamisprotsess, mitte ainult tegevused meie ühises projektis. Käesolevas projektis saame eelkõige pakkuda vabatahtlikke tegelema abivajajatega personaalselt, kuid hoolekandeasutused saavad edukalt kaasata ka gruppe, näiteks ettevõtjate kollektiive, tegema talgute korras teatud töid (näiteks pisiremondiga seotud tööd, õueala korrastamine jne.). Abiks on siin Annetame Aega liikumine, vt. lisa www.annetameaega.ee/. Liikumine Kodukant saab vabatahtliku sõbra märgise programmi kaudu Teile pakkuda nõustamist tervikliku vabatahtlike kaasamissüsteemi väljatöötamiseks.
• Vabatahtlike juhendaja: kuigi meie mudelis tegutseb koordinaator, kes toetab ja juhendab vabatahtlikke, peab hooldekodus või abivajaja kodus seotud tegevuste juhendamine tulema Teie poolt. On oluline, et vabatahtlikul on inimene, kes ta vastu võtab ja kelle poole ta saab pöörduda, kui tegevuse käigus kerkib küsimusi.
• Mis siis kui …? Sellele tasub samuti mõelda. Kuidas tegutsetakse siis, kui tekib probleem. Näiteks vabatahtlik haigestub ja ei saa tulla. Kes annab sellest abivajajale teada? Samuti võiks läbi mõelda, kuidas lahendada konflikte vabatahtliku ja personali vahel jne. 

Värbamine

Vabatahtlike värbamine on antud hankes korraldatud meie poolt. Teie rolliks on eelkõige anda sisendit, kui palju ja milliste oskustega vabatahtlike on vaja ning toetada meid info levitamisel.

• Koostame vabatahtlike värbamiseks kuulutused, mille avaldame Eesti Külaliikumine Kodukant kodulehel ning Vabatahtlike Väravas. Lisaks avaldame kuulutused kohalikus meedias ning paberkandjal. Kuulutuse juures on vabatahtliku avalduse vorm, mille vabatahtlik täidab ja mis edastatakse koordinaatorile.
• Sõnumid: miks peaks vabatahtlik tahtma seda tööd teha? Oleme enda jaoks sõnastanud viis sihtgruppi, keda me eelkõige näeme vabatahtlikena hoolekande teenuste juures: eakamad inimesed, tudengid ja gümnaasiumi- õpilased, kogukonnad, hiljem ka erivajadustega inimesed. Iga sihtgrupi osas loome sõnumid ja argumendid, miks tasuks tulla vabatahtlikuks.
• Värbamiskanalid: sihime meediategevusi eelkõige kohalikele kanalitele: maakonna- ja vallalehed, isiklikud kohtumised sihtgruppidega. Lisaks Eesti Külaliikumine Kodukant kanalites ja võrgustikus.
• Vestlus vabatahtliku informeerimiseks ning tema soovide ja võimaluste väljaselgitamiseks: meie koordinaator võtab ühendust kõigi vabatahtlike kandidaatidega ning selgitab välja inimese ootused ja sobivuse. Vabatahtliku kohta võetakse karistusregistrist väljavõte, vajadusel uuritakse tausta soovitajate käest.
• Saame tegevustesse kaasata vabatahtlikke, kellele saame pakkuda vabatahtlikule huvitavaid tegevusi ning kelle ootused meie eesmärkidega ühtivad. Juhul kui ootused üksteisele ei kattu, on mõistlik vabatahtlikule öelda ei. Sobilikud vabatahtlikud valib välja koordinaator, kes sõlmib seejärel vabatahtlikuga lepingu. 

Sisselamine ja koolitus

Sisselamise mõte on toetada vabatahtliku, et ta tunneks ennast hästi ja oodatult ning tagada selge arusaamine sellest, mida vabatahtlikult oodatakse ja mida tema teilt ootab. Just see etapp võib saada otsustavaks, kas vabatahtlik tahab ennast püsivalt Teiega siduda. Kui ta ei tunne end Teie juures teretulnult, on suur võimalus, et ta ei soovi teist korda enam tulla.

• Hea tahte kokkuleppe sõlmimine: oleme välja töötanud hea tahte kokkuleppe, mille räägivad läbi ja sõlmivad vabatahtlik, abivajaja ja hoolekandeasutuse esindaja või sotsiaaltöötaja. Hea tahte kokkuleppe eesmärgiks on üheskoos läbi arutada, kes on vabatahtlik, millised on tema ootused, mida ootab abivajaja ning kui tihti ja millal vabatahtlik käima hakkab ja mida täpselt teeb. Hoolekande asutuse esindaja või sotsiaaltöötaja rolliks on siin eelkõige jälgida, kuidas partnerlussuhe tööle hakkab ja vajadusel juhendada vabatahtlikku tema tegemistes.
• Organisatsiooni sisekorra eeskirjad: see on kindlasti vajalik hoolekandeasutustes, päevakeskustes. Kui Teil on omad reeglid, normid, tööohutuseeskirjad, siis tutvustage seda ka vabatahtlikele. Kindlasti tuleks tutvustada vabatahtlikule ruume ja töötajaid.
• Organisatsiooni tutvustamine: vabatahtlikud tahavad tunda, et nad on osalised millegi suurema, neile olulise eesmärgi elluviimisel. Projektis kindlasti tutvustame meie vabatahtlikele eesmärke, kuid on hea, kui ka kohapealne kaasaja toob välja oma sihte ja vabatahtliku osa selles.
• Vabatahtliku koolitamine: pakume kõigile vabatahtlikele sissejuhatava koolituse ning hiljem arengupäevade kaudu ka lisakoolitusi lähtuvalt vajadustest. Samas kohapealsete tegevuste tegemiseks vajaliku juhendamise ja koolituse peab pakkuma hoolekandeasutus või sotsiaaltöötaja.
• Kokkulepped vabatahtlikele kulude katmiseks: vabatahtlikud tegutsevad ilma tasu saamata, samas näeb vabatahtlike kaasamise hea tava ette, et kataksime vabatahtlikele vabatahtliku tegevusega seotud otsesed kulud. Meie hankes on nendeks sõidukulud, mis kaetakse kohaliku omavalitsuse poolt. Vabatahtlikud esitavad oma sõidukulu aruanded koordinaatoritele, kes vajadusel neid selles osas ka juhendavad. Kui vabatahtlikul palutakse olla saatja abivajajale (nt teatrisse,) siis teatripileti osas peavad osapooled omavahel kokku leppima kulude katmise. Projekti eelarvest selliseid kulusid maksta ei saa. Kui hoolekandeasutus või sotsiaaltöötaja soovib, et vabatahtlik meisterdaks, joonistaks jne. vabatahtlikuga seltsilise teenuse raames, siis vajalikud vahendid tuleb tagada hoolekandeasutusel või sotsiaaltöötajal.
• Tervisetõendid vabatahtlikelt: mõnel meie kohtumisel on üles kerkinud, et vabatahtlikul peaks olema ka arstitõend, et ta on terve ja ei levita haigusi. Oleme jõudnud seisukohale, et vabatahtlike teenust ei saa lugeda üks-ühele sotsiaalteenuseks ja seetõttu ei ole mõeldav, et me rakendame vabatahtlikele täpselt samasuguseid nõudeid nagu sotsiaaltöötajatele, hoolekandeasutuse töötajatele. Samas hoolekandeasutust külastades on hoolekandeasutusel vastavalt oma kodukorrale õigus nõuda vabatahtlikult COVID vaktsineerimistõendit või negatiivset PCR testi, mis on tehtud kuni 72 tundi enne tegevuses osalemist.

Juhtimine ja hindamine

• Vabatahtliku peamiseks kontaktisikuks on meie piirkondlikud koordinaatorid, kes neid jooksvalt toetavad. Samas kohapealsete tegevuste elluviimisel on vajalik Teiepoolne juhendamine. See ei pruugi olla väga mahukas, soovitame enam panustada alguses, et vabatahtliku töö läheks sujuvalt käima.
• Tagasiside andmine ja saamine: oleme kavandanud vabatahtlikega vestelda arengupäevadel, samuti vestleb koordinaator vabatahtlikega tegevuste lõpus. Lisaks viime koos vabatahtlikega läbi iga kuue kuu tagant tagasisideküsitlused. Kokkuvõtteid küsitlustest tutvustame Teile meie ühistel kohtumistel. Teiega oleme kavandanud kohtumised kord kvartalis.
• Töö ümberkavandamine: juhul kui näete, et vabatahtliku ja abivajaja suhe ei toimi, siis üheks võimaluseks on mõelda, kas annab tööd ümber korraldada. On ka võimalus anda sellest teada meie koordinaatorile ja vajadusel on võimalik hea tahte kokkulepe osapoolte kokkuleppel lõpetada.
• Probleemide lahendamine: meie soovitus on probleemidega koheselt tegelda, mitte jääda ootele, et asjad ise laheneksid. Kõige esmane tegevus probleemi tekkimisel on vestlus – tuleb vabatahtlikuga rääkida, et mõista probleemi olemust. Kui probleem ei ole seotud konkreetselt kohapealse tegevusega, vaid laiemalt, siis on hea sellest teada anda koordinaatorile ja koordinaator võtab probleemiga tegelemise enda kanda. 

 Motiveerimine ja tunnustamine

• Motiveerimine on tulevikku suunatud, tunnustamine on tänamine juba tehtu eest.

Motiveerimine on vabatahtlike juhtimise läbiv teema. Oma vabatahtlike kavandame motiveerida läbi protsessi toimuvate arengupäevade ja klubilise tegevusega. Ühtlasi jälgib koordinaator kõiki vabatahtlikke ja vajadusel vestleb ja toetab neid. Kõik vabatahtlikud saavad hanke lõpus tunnistuse, kus on kirjas läbitud koolitused ning vabatahtlikuna tegutsetud tundide arv.

Vabatahtlike tunnustamiseks kogume lugusid vabatahtlike tegemistest ja esitleme neid Eesti Külaliikumine Kodukant kodulehel. Kutsume ka Teid kaasa mõtlema, kuidas saate oma kogukonnas vabatahtlike tänada. Tihti on tunnustamiseks nö aja võtmine vabatahtlikule, temaga vestlemine. Samuti võib vabatahtlikke oma personalile suunatud sündmustele või kutsuda valla tänusündmusele jne.

Juhendmaterjal “Vabatahtlike kaasamise ABC hoolekandeasutuste esindajatele ja sotsiaaltöötajatele” on  leitav ka failina siit:

Vabatahtlike kaasamise ABC hoolekandeasutuste esindajatele ja sotsiaaltöötajatele.