Projektis nõutavate dokumentide täitmine

Miks on vabatahtlikul vaja täita dokumente ja andmebaasi?

Seltsilise teenus sõltub paljude inimese koostööst – vabatahtlik, inimene, keda vabatahtlik toetab ja sageli ka selle inimese lähedased või sõbrad. Seepärast lepitakse juba alguses kirjalikult kokku, kuidas koos edasi tegutsetakse. Soovime, et see koostöö sujuks hästi ja kõik osapooled tunneksid end turvaliselt.  Loomulikult saab kokkuleppeid sõlmida ka suusõnaliselt, kuid siis jääb inimesele tihtipeale meelde vaid see, mis temale sel hetkel kõige olulisem tundus. Kui hiljem juhtumisi tekivad erimeelsused, on  ühist lahendust raske leida, sest esialgne kokkulepe on vaid kummagi osapoole mälus.

Meie teenuse juures on kolm olulist dokumenti:

• vabatahtliku leping,
• hea tahte kokkulepe,
• isikuandmete töötlemise teavitus.

Lisaks täidavad meie vabatahtlikud päevikut, kuhu panevad lühidalt kirja tegevused abivajaja juures.

Vabatahtliku leping sõlmitakse Kodukandi ja vabatahtliku vahel ning  see võimaldab meil pakkuda vabatahtlikule koolitust, nõustamist ja juhendamist. Seda lepingut on mõlemal osapoolel võimalik soovi korral alati lõpetada.

Hea tahte kokkulepe sõlmitakse vabatahtliku ja abivajaja vahel. Hea tahte kokkuleppes on kirjas, mida vabatahtlik ja abivajaja koos tegema hakkavad, kui tihti vabatahtlik abivajaja juures saab käia. Miks siis ei võiks see kokkuleppe olla suusõnaline?  Just seetõttu, et meie mälu on valikuline ning juba kuu aja pärast ei pruugi meil olla enam täpselt meeles, mida lubasime ja mida ootasime.  Abivajaja ootused vabatahtlikule võivad iga korraga muutuda, tänu kirjalikule kokkuleppele on vabatahtlikul võimalus abivajajale meelde tuletada, milles algselt kokku lepiti. Samuti on abivajajal hea toetuda kokkuleppele, näiteks tutvustada oma lähedastele, kes on see vabatahtlik ja mida ta teeb, või tekib hoopis vajadus vabatahtlikule meelde tuletada oma ootusi. Kui koostöö käigus selgub, et esialgsed ootused ja vajadused on muutunud, siis saab need omavahel läbi rääkida ja hea tahte kokkuleppesse kirja panna.

Isikuandmete töötlemise teavitus tuleneb andmekaitse üldmääruse nõutest. Selles dokumendis selgitame, kuidas me abivajaja andmeid (nt elukoht, teenusevajaduse kirjeldus) hoiame, kasutame ja säilitame. Mõningaid andmeid peame koguma seetõttu, et meie projekti rahastab Euroopa Liit (nt isikuandmed, andmed tööhõive, elukoha kohta). Samuti kogume andmeid inimese erivajaduste ning ootuste kohta. Need andmed aitavad meil  aru saada, millist abi inimene ootab ning milline vabatahtlik talle sobiks. Meie vabatahtliku  allkiri nõusolekul kinnitab, et  kasutame meile antud andmeid  ainult selleks, et paremini teenust pakkuda, neid edastatakse vaid projekti aruandluses Sotsiaalministeeriumile ja rahastajale.  Abivajaja allkiri on vajalik, sest see annab meile õiguse abivajajale teenust pakkuda. Andmetele pääsevad juurde ainult need inimesed, kes on otseselt seotud projekti tegevusega.

Andmekaitse nõusoleku allkirja saab igal ajal tagasi võtta,  sellisel juhul peame meie kustutama teenuse osutamise käigus kogutud abivajaja andmed, välja arvatud struktuuritoetuste seaduses nõutud andmed, mis jäävad rahastajale.

Teenust rahastatakse täna projektipõhiselt Euroopa Sotsiaalfondist. Ei vabatahtlikule ega ka abivajajale  ei teki seoses dokumentide allkirjastamisega ühtegi rahalist kohustust.

Vabatahtliku seltsilise projekti eesmärk on leida viis, kuidas vabatahtlikud saaksid ka edaspidi inimestele toeks olla. Projekti käigus kogutud dokumentides olev info aitab meil pakkuda välja võimalik mudel, kuidas seda Eestis teha.